Des feuilles de temps validées à la facture client
Votre équipe saisit ses heures sur les tâches sur lesquelles elle travaille. Le chef de projet les valide. Les heures validées deviennent un brouillon de facture qui attend sa propre validation avant tout envoi.
Fin de mois, et la facture est encore en retard : les heures sont éparpillées dans des tableurs, la moitié n'est pas validée, et personne ne sait lesquelles ont déjà été facturées au client. La réponse n'est pas un tableur plus rapide, mais un seul registre où les heures sont validées une fois et facturées une fois.
Comment cela fonctionne dans ApprovedFlow
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Les heures sur la tâche
Chaque personne saisit ses heures sur la tâche, à la main ou avec le chronomètre intégré. La saisie du temps n'est jamais refusée ; un écart avec une règle du projet est signalé avec l'action qui le règle.
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Validation par le chef de projet
Les heures soumises vont par défaut au chef de projet désigné. Une entreprise, un département ou un seul projet peut définir son propre circuit de validation à la place.
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La facture à partir des heures validées
« Générer la facture », dans l'onglet Finance du projet, place sur un brouillon de facture les heures validées qui ne sont pas encore facturées. Une tâche facturée à son propre montant n'est pas facturée une seconde fois par ses heures.
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Validation avant l'envoi
Le brouillon de facture suit le circuit de validation des factures de l'entreprise. Un projet peut aussi préparer ses factures automatiquement chaque jour ; chaque brouillon attend toujours sa validation.
Questions
Une heure peut-elle être facturée deux fois ?
Non. Les heures déjà présentes sur une facture sont exclues de la suivante, et une tâche facturée à son propre montant garde ses heures hors de la facture d'heures.
Qui valide les feuilles de temps ?
Par défaut, le chef de projet désigné. Votre entreprise peut définir un autre circuit pour toute l'entreprise, pour un département ou pour un projet.
ApprovedFlow encaisse-t-il le paiement du client ?
Non. ApprovedFlow prépare la facture et suit sa validation ; votre client vous paie par votre banque habituelle, et l'encaissement est enregistré sur le projet.
Liste de contrôle
- Chaque tâche a un responsable et des heures prévues
- Les heures sont saisies sur les tâches, pas dans un tableur à part
- Le valideur des feuilles de temps est défini pour chaque projet
- Les heures validées non facturées sont revues avant la facturation
- Chaque brouillon de facture est validé avant son envoi
Autres cas d'usage
La validation client de chaque livrable, avec ses versions
Des livrables revus par le client, renvoyés avec commentaires ou acceptés, chaque version conservée.
Payer les fournisseurs sur jalons achevés, après validation
Des fournisseurs payés sur jalons achevés, chaque demande de paiement validée d'abord.
Cette traduction est un brouillon automatique en attente de relecture par un locuteur natif. En cas de différence avec la version anglaise, la version anglaise prévaut.