Von freigegebenen Stundenzetteln zur Kundenrechnung
Ihr Team erfasst Stunden auf den Aufgaben, an denen es arbeitet. Der Projektleiter gibt sie frei. Freigegebene Stunden werden zu einem Rechnungsentwurf, der vor dem Versand selbst freigegeben werden muss.
Monatsende, und die Rechnung ist wieder zu spät: Die Stunden liegen in Tabellen verstreut, die Hälfte ist nicht freigegeben, und niemand weiß, welche dem Kunden bereits berechnet wurden. Die Lösung ist keine schnellere Tabelle, sondern ein einziger Datensatz, in dem Stunden einmal freigegeben und einmal abgerechnet werden.
So funktioniert es in ApprovedFlow
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Stunden auf der Aufgabe
Jede Person erfasst ihre Stunden auf der Aufgabe, manuell oder mit dem eingebauten Timer. Die Zeiterfassung wird nie abgelehnt; eine Abweichung von einer Projektregel wird mit der Aktion markiert, die sie klärt.
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Freigabe durch den Projektleiter
Eingereichte Stunden gehen standardmäßig an den benannten Projektleiter. Ein Unternehmen, eine Abteilung oder ein einzelnes Projekt kann stattdessen eine eigene Freigabekette festlegen.
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Rechnung aus freigegebenen Stunden
„Rechnung erzeugen“ im Reiter Finanzen des Projekts übernimmt die freigegebenen, noch nicht abgerechneten Stunden in einen Rechnungsentwurf. Eine Aufgabe, die mit ihrem eigenen Betrag abgerechnet wurde, wird nicht noch einmal über ihre Stunden abgerechnet.
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Freigabe vor dem Versand
Der Rechnungsentwurf durchläuft die Rechnungsfreigabekette des Unternehmens. Ein Projekt kann seine Rechnungsentwürfe auch täglich automatisch erstellen; jeder Entwurf wartet weiterhin auf seine Freigabe.
Fragen
Kann eine Stunde zweimal abgerechnet werden?
Nein. Stunden, die bereits auf einer Rechnung stehen, bleiben bei der nächsten außen vor, und eine mit ihrem eigenen Betrag abgerechnete Aufgabe hält ihre Stunden aus der Stundenrechnung heraus.
Wer gibt Stundenzettel frei?
Standardmäßig der benannte Projektleiter. Ihr Unternehmen kann eine andere Kette für das ganze Unternehmen, für eine Abteilung oder für ein Projekt festlegen.
Zieht ApprovedFlow die Zahlung beim Kunden ein?
Nein. ApprovedFlow erstellt die Rechnung und verfolgt ihre Freigabe; Ihr Kunde zahlt über Ihre übliche Bank, und der Zahlungseingang wird im Projekt erfasst.
Checkliste
- Jede Aufgabe hat einen Verantwortlichen und geplante Stunden
- Stunden werden auf Aufgaben erfasst, nicht in einer separaten Tabelle
- Wer Stundenzettel freigibt, ist für jedes Projekt festgelegt
- Freigegebene, nicht abgerechnete Stunden werden vor der Rechnungsstellung geprüft
- Jeder Rechnungsentwurf wird vor dem Versand freigegeben
Weitere Anwendungsfälle
Kundenabnahme jeder Lieferung, mit ihren Versionen
Lieferungen, die der Kunde prüft, mit Kommentaren zurückgibt oder abnimmt, jede Version bleibt erhalten.
Lieferanten nach abgeschlossenen Meilensteinen bezahlen, nach Freigabe
Lieferanten werden nach abgeschlossenen Meilensteinen bezahlt, jede Zahlungsanforderung zuerst freigegeben.
Diese Übersetzung ist ein maschineller Entwurf, der noch muttersprachlich geprüft wird. Weicht sie von der englischen Fassung ab, gilt die englische Fassung.