De los partes de horas aprobados a la factura al cliente
Su equipo registra las horas en las tareas en las que trabaja. El jefe de proyecto las aprueba. Las horas aprobadas se convierten en un borrador de factura que espera su propia aprobación antes de enviar nada.
Fin de mes, y la factura vuelve a llegar tarde: las horas están repartidas en hojas de cálculo, la mitad sin aprobar, y nadie sabe cuáles ya se facturaron al cliente. La respuesta no es una hoja de cálculo más rápida, sino un único registro donde las horas se aprueban una vez y se facturan una vez.
Cómo funciona en ApprovedFlow
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Las horas en la tarea
Cada persona registra sus horas en la tarea, a mano o con el temporizador integrado. Registrar tiempo nunca se rechaza; una discrepancia con una regla del proyecto se marca con la acción que la resuelve.
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Aprobación del jefe de proyecto
Las horas enviadas van por defecto al jefe de proyecto designado. Una empresa, un departamento o un solo proyecto puede definir su propia cadena de aprobación en su lugar.
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Factura a partir de las horas aprobadas
«Generar factura», en la pestaña Finanzas del proyecto, pone en un borrador de factura las horas aprobadas que aún no se han facturado. Una tarea facturada por su propio importe no se vuelve a facturar por sus horas.
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Aprobación antes del envío
El borrador de factura sigue la cadena de aprobación de facturas de la empresa. Un proyecto también puede preparar sus facturas automáticamente cada día; cada borrador sigue esperando su aprobación.
Preguntas
¿Se puede facturar una hora dos veces?
No. Las horas que ya figuran en una factura quedan fuera de la siguiente, y una tarea facturada por su propio importe deja sus horas fuera de la factura de horas.
¿Quién aprueba los partes de horas?
Por defecto, el jefe de proyecto designado. Su empresa puede definir otra cadena para toda la empresa, para un departamento o para un proyecto.
¿ApprovedFlow cobra el pago al cliente?
No. ApprovedFlow prepara la factura y sigue su aprobación; su cliente le paga a través de su banco habitual, y el cobro se registra en el proyecto.
Lista de verificación
- Cada tarea tiene un responsable y horas previstas
- Las horas se registran en las tareas, no en una hoja de cálculo aparte
- Quién aprueba los partes de horas está definido en cada proyecto
- Las horas aprobadas sin facturar se revisan antes de facturar
- Cada borrador de factura se aprueba antes de enviarse
Más casos de uso
La aprobación del cliente de cada entregable, con sus versiones
Entregables que revisa el cliente, devueltos con comentarios o aceptados, con cada versión guardada.
Pague a los proveedores por hitos completados, tras la aprobación
Proveedores pagados por hitos completados, con cada solicitud de pago aprobada antes.
Esta traducción es un borrador automático pendiente de revisión por un hablante nativo. Si difiere de la versión en inglés, prevalece la versión en inglés.