Wo Projektmanagement in einer Organisation bricht

1. Ebenen: Unternehmen, Abteilung, Projekt

Das Problem. Regeln werden oben gesetzt und unten ignoriert, oder jedes Projekt erfindet eigene. Wer freigibt, welche Sätze gelten, wie Stunden erfasst werden: jedes Projekt antwortet anders.

So löst es ApprovedFlow. Jede Regel ist eine Einstellung mit einer Vererbung: Unternehmensvorgabe, Abteilung, Projekt. Eine Abteilung überschreibt das Unternehmen, ein Projekt die Abteilung, eine Sperre auf jeder Ebene hält die darunter fest. Der Projektleiter sieht jede Einstellung mit ihrer Quelle, er weiß also, was er geerbt und was er geändert hat.

2. Geteilte Ressourcen über Projekte

Das Problem. Derselbe Ingenieur ist in drei Projekten. Jeder Projektleiter plant ihn mit 100 %. Niemand sieht die Überlast, bis die Termine rutschen.

So löst es ApprovedFlow. Eine Person auf einer Aufgabe trägt zwei Zahlen: ihren Anteil an den Stunden der Aufgabe und den Anteil ihres Tages, den sie ihr gibt. Der Plan berechnet ihre Tage aus beiden, begrenzt alle auf die geplanten Stunden der Aufgabe und zeigt, was noch nicht vergeben ist. Eine wachsende Aufgabe verteilt die Personen nach ihren Anteilen neu; wer weniger Zeit hat, verkleinert nie stillschweigend die Aufgabe.

3. Verstreute Teams und Menschen, die sich nie anmelden

Das Problem. Berater, Mitarbeiter von Lieferanten und Vertreter des Kunden leisten echte Arbeit im Projekt, öffnen aber kein weiteres System. Ihre Freigaben und Rückmeldungen kommen per Mail und gehen verloren.

So löst es ApprovedFlow. Ein Kontakt hat eine Rolle im Projekt ohne Konto. Er erhält seine Aufgabe per Mail, aktualisiert oder gibt sie über einen signierten Link frei, und die Entscheidung landet mit seinem Namen auf der Aufgabe. Meldet er sich später an, folgt ihm dieselbe Rolle. Für das Team, das sich anmeldet, zeigt Meine Aufgaben nur die eigene Arbeit, mit einem Timer, der den Stundenzettel schreibt.

4. Mehrere Standorte, Kalender und Zeitzonen

Das Problem. Die Zentrale arbeitet Sonntag bis Donnerstag, die Londoner Niederlassung Montag bis Freitag, der Standort Kairo hat eigene Feiertage. Ein Plan auf einem Kalender ist auf den anderen falsch.

So löst es ApprovedFlow. Jede Niederlassung hat ihre Arbeitswoche, Arbeitszeiten, Feiertage und Zeitzone; eine Person kann einen eigenen Zeitplan haben. Der Planer verschiebt Aufgaben nach Arbeitstagen im Kalender der Beteiligten. Eine Erinnerung erreicht jeden innerhalb seiner eigenen Arbeitszeit, nie um 3 Uhr nachts.

5. Verfolgen, was wirklich passiert ist

Das Problem. Fortschritt ist ein Gefühl. Stunden stehen in einer Tabelle, der Status in einem Chat, der Plan in einem Werkzeug, das niemand pflegt.

So löst es ApprovedFlow. Stunden werden auf der Aufgabe erfasst, von Hand oder per Timer, und rollen zur Phase und zum Projekt hoch. Der Fortschritt wird aus erfassten gegen geplante Stunden vorgeschlagen. Plan, Stunden und Status sind ein Datensatz, also zeigt das Dashboard, was getan wurde, nicht was gesagt wurde.

6. Kundenfreigabe mit Nachweis

Das Problem. „Der Kunde hat es freigegeben“ ist ein Satz in einem Mailverlauf. Einen Monat später findet ihn niemand, und die Rechnung wird bestritten.

So löst es ApprovedFlow. Eine Aufgabe, ein Liefergegenstand oder ein Stundenzettel geht an den Freigebenden, den die Kette nennt: den Projektleiter, den Abteilungsleiter oder den Kunden. Der Kunde gibt am Bildschirm oder per Antwort auf die Mail frei; Entscheidung, Dokumentversion und Datum bleiben bei der Arbeit. Ein vom Kunden abgelehnter Liefergegenstand kommt mit seinen Kommentaren auf derselben Aufgabe zurück.

7. Rechnung und Zahlungseingang

Das Problem. Freigegebene Arbeit und die Rechnungszeile sind zwei Welten. Die Buchhaltung rechnet spät ab oder rechnet ab, was nicht freigegeben war, und der Zahlungseingang ist eine eigene Jagd.

So löst es ApprovedFlow. Freigegebene Stunden und abgeschlossene Lieferanten-Meilensteine erscheinen im Finanz-Reiter des Projekts mit ihren Kosten zu festgeschriebenen Sätzen. Von dort wird die Rechnung für freigegebene Arbeit vorbereitet und bis zum Zahlungseingang verfolgt. Das Geld und die Arbeit dahinter bleiben auf derselben Seite.

8. Abweichung: Plan gegen Wirklichkeit

Das Problem. Der Plan sagte 40 Stunden; 60 wurden gebraucht; niemand hat neu geplant, also ist das Enddatum eine Fiktion.

So löst es ApprovedFlow. Die Zeit-Engine zeigt geplante gegen erfasste Stunden und die erwartete Summe im aktuellen Tempo, pro Aufgabe und hochgerechnet. Ändert sich die Dauer einer Aufgabe, werden ihre Stunden neu berechnet und ihre Nachfolger von selbst verschoben, mit dem Ergebnis an Ort und Stelle und einem Rückgängig. Basispläne werden bewusst gespeichert und behalten, die Abweichung wird also gegen eine echte Basis gemessen.

9. Änderungsmanagement

Das Problem. Umfangsänderungen kommen als Word-Dokument vom Kunden. Sie werden mündlich vereinbart, umgesetzt und nie bepreist oder eingeplant.

So löst es ApprovedFlow. Ein Änderungsantrag ist ein Dokument am Projekt oder an der Aufgabe, versioniert, mit seiner Freigabekette. Der Projektleiter überträgt seine Wirkung mit demselben Planer in den Plan, sodass neue Aufgaben, verschobene Termine und zusätzliche Personen aus dem Antrag folgen, statt das Budget zu überraschen.

Lieferanten im selben Bild

Die Bestellung eines Lieferanten, seine Meilensteine, seine prozentualen Zahlungen und die Stunden seiner Leute liegen im Projekt, in der Währung des Lieferanten und in der Basiswährung des Unternehmens. Einen Meilenstein zu bezahlen ist ein Antrag, eine Freigabe und ein Eintrag, kein Abgleich am Monatsende.