La fuite de revenus : le travail terminé qui n'est jamais devenu une facture

Fin de mois, encore

Dans une société de services professionnels, la fin de mois avait une forme familière. Quarante consultants envoyaient quarante tableurs d'heures. Quelqu'un à la finance les fusionnait, les comparait aux projets, relançait les manquants et préparait les factures. Les factures partaient trois semaines après la clôture du mois, et les clients payaient en conséquence.

Tout le monde acceptait ce retard comme le prix à payer pour exercer le métier. Personne n'avait mesuré ce que ce processus faisait perdre d'autre.

La personne qui l'a vu la première

Omar, analyste financier rattaché à l'équipe de réalisation, rapprochait une facture en retard lorsqu'il a remarqué deux tâches terminées en août qui n'avaient jamais été facturées. Personne n'avait rien pris. Le travail avait été fait, le client l'avait accepté, et les heures étaient simplement tombées entre la feuille de temps et la facture, parce qu'aucune liste ne montrait le travail terminé mais non facturé.

Il a cessé de courir après les tableurs. L'équipe a commencé à saisir les heures sur les tâches du projet lui-même, et le chef de projet les approuvait chaque semaine. Dès cette semaine, la finance disposait d'une seule liste du travail terminé et pas encore facturé. Les tâches d'août ont été facturées le jour même. Le mois suivant, la facture est partie le troisième jour.

Le nom du manuel : la fuite de revenus

La fuite de revenus est l'écart entre la valeur qu'une entreprise livre et l'argent qu'elle encaisse en échange. Dans le travail par projets, elle a quelques sources familières : des heures saisies tardivement ou jamais, des tâches terminées qui ne sont jamais facturées, des jalons acceptés par le client mais non facturés, et des tarifs appliqués de manière incohérente. Chaque fuite est petite. Ensemble, elles représentent souvent plusieurs pour cent du chiffre d'affaires, chaque année, et elles sont invisibles dans les rapports, parce que les rapports ne montrent que ce qui a été facturé.

Les factures tardives sont le symptôme de la même cause. Lorsque la facturation dépend d'un assemblage manuel des heures en fin de mois, la rapidité comme l'exhaustivité en souffrent.

Les signes à surveiller

La fuite de revenus se cache dans les moyennes, alors regardez les extrémités. Des factures qui partent régulièrement plus d'une semaine après la clôture du mois. Des heures qui arrivent après la construction de la facture et sont reportées au mois suivant, ou oubliées. Des tâches marquées terminées dans le plan sans aucune facturation enregistrée en face. Des jalons que le client a acceptés et qui attendent encore que quelqu'un émette une facture.

Un autre signe est un désaccord entre la réalisation et la finance sur ce qui a été fait. Si le chef de projet dit que le travail est terminé et que la finance n'a rien à facturer, l'un des deux enregistrements est faux, et la différence est de l'argent.

Le coût s'accumule. Une facture tardive retarde l'encaissement du même nombre de semaines. Une facture manquante n'est souvent jamais récupérée, car demander à un client de payer août en décembre est une conversation inconfortable que beaucoup d'entreprises choisissent d'éviter. Et la marge affichée sur le projet est fausse dans les deux cas, de sorte que les décisions de tarification et d'affectation reposent sur des chiffres plus flatteurs que la réalité.

Comment l'éviter

Saisissez le temps là où se fait le travail, sur la tâche, tant qu'il est frais. Approuvez-le chaque semaine, pas chaque mois. Transformez immédiatement les heures approuvées en coût et en valeur facturable, au tarif en vigueur ce jour-là. Et tenez une liste permanente de ce qui est terminé mais non facturé, afin que la question ne soit jamais de savoir si quelque chose a été facturé, mais pourquoi cela figure encore sur la liste.

Comment ApprovedFlow s'y prend

Dans ApprovedFlow, les heures sont saisies sur les tâches du projet et approuvées par la chaîne propre au projet. Les heures approuvées deviennent un coût au tarif de leur jour. Les tâches terminées et les jalons acceptés sans facture apparaissent comme prêts à facturer sur le projet, de sorte que la finance et le chef de projet voient le même écart dès l'instant où il s'ouvre. Rien n'attend le tableur de fin de mois.

Une question pour vous

Combien de vos tâches terminées attendent encore une facture, et comment le sauriez-vous ?