La fuga de ingresos: el trabajo terminado que nunca se convirtió en factura

Fin de mes, otra vez

En una firma de servicios profesionales, el cierre de mes tenía una forma conocida. Cuarenta consultores enviaban cuarenta hojas de cálculo con horas. Alguien de finanzas las fusionaba, las comparaba con los proyectos, reclamaba las que faltaban y elaboraba las facturas. Las facturas salían tres semanas después del cierre del mes, y los clientes pagaban en consecuencia.

Todos aceptaban el retraso como el precio de hacer negocios. Nadie había medido qué más se estaba perdiendo en ese proceso.

La persona que lo vio primero

Omar, analista financiero asignado al equipo de ejecución, estaba conciliando una factura tardía cuando notó dos tareas terminadas en agosto que nunca se habían facturado. Nadie se había llevado nada. El trabajo estaba hecho, el cliente lo había aceptado, y las horas simplemente habían caído entre la hoja de horas y la factura, porque ninguna lista mostraba el trabajo terminado y aún no facturado.

Dejó de perseguir hojas de cálculo. El equipo empezó a registrar las horas en las propias tareas del proyecto, y el director del proyecto las aprobaba cada semana. Desde esa semana, finanzas tuvo una sola lista del trabajo terminado y todavía sin facturar. Las tareas de agosto se facturaron ese mismo día. Al mes siguiente, la factura salió el día tres.

El nombre del manual: la fuga de ingresos

La fuga de ingresos es la diferencia entre el valor que una empresa entrega y el dinero que cobra por él. En el trabajo por proyectos tiene algunas fuentes conocidas: horas registradas tarde o nunca, tareas terminadas que no se facturan, hitos aceptados por el cliente pero no facturados, y tarifas aplicadas de forma incoherente. Cada fuga es pequeña. Juntas suelen sumar varios puntos porcentuales de los ingresos, cada año, y son invisibles en los informes porque los informes solo muestran lo que se facturó.

Las facturas tardías son un síntoma de la misma causa. Cuando la facturación depende de reunir las horas a mano a fin de mes, sufren tanto la rapidez como la integridad.

Señales a vigilar

La fuga de ingresos se esconde en los promedios, así que mire los extremos. Facturas que salen con regularidad más de una semana después del cierre del mes. Horas que llegan después de elaborada la factura y se trasladan al mes siguiente, o se olvidan. Tareas marcadas como terminadas en el plan sin ninguna facturación registrada contra ellas. Hitos que el cliente aceptó y que siguen esperando a que alguien emita una factura.

Otra señal es un desacuerdo entre ejecución y finanzas sobre lo que se hizo. Si el director del proyecto dice que el trabajo está completo y finanzas no tiene nada que facturar, uno de los dos registros es incorrecto, y la diferencia es dinero.

El coste se acumula. Una factura tardía retrasa el cobro el mismo número de semanas. Una factura ausente a menudo no se recupera nunca, porque pedir a un cliente que pague agosto en diciembre es una conversación incómoda que muchas empresas prefieren evitar. Y el margen informado del proyecto es erróneo en ambos casos, de modo que las decisiones sobre precios y personal se toman con cifras que parecen mejores que la realidad.

Cómo evitarlo

Registre el tiempo donde está el trabajo, en la tarea, mientras está fresco. Apruébelo cada semana, no cada mes. Convierta de inmediato las horas aprobadas en coste y valor facturable, a la tarifa vigente ese día. Y mantenga una lista permanente de lo que está terminado pero no facturado, de modo que la pregunta nunca sea si algo se facturó, sino por qué sigue en la lista.

Cómo lo hace ApprovedFlow

En ApprovedFlow las horas se registran en las tareas del proyecto y se aprueban mediante la cadena propia del proyecto. Las horas aprobadas se convierten en coste a la tarifa de su día. Las tareas terminadas y los hitos aceptados sin factura aparecen como listos para facturar en el proyecto, de modo que finanzas y el director del proyecto ven la misma brecha en el momento en que se abre. Nada espera a la hoja de cálculo de fin de mes.

Una pregunta para usted

¿Cuántas de sus tareas terminadas siguen esperando una factura, y cómo lo sabría?