Umsatzverlust: die erledigte Arbeit, die nie zu einer Rechnung wurde

Monatsende, schon wieder

In einem Beratungsunternehmen hatte der Monatsabschluss eine vertraute Form. Vierzig Berater schickten vierzig Tabellen mit Stunden. Jemand in der Finanzabteilung führte sie zusammen, glich sie mit den Projekten ab, mahnte die fehlenden an und erstellte die Rechnungen. Die Rechnungen gingen drei Wochen nach Monatsende hinaus, und die Kunden zahlten entsprechend.

Alle akzeptierten die Verzögerung als den Preis des Geschäfts. Niemand hatte gemessen, was dieser Prozess sonst noch verlor.

Die Person, die es zuerst sah

Omar, ein dem Lieferteam zugeordneter Finanzanalyst, stimmte eine verspätete Rechnung ab, als er zwei erledigte Aufgaben vom August bemerkte, die nie in Rechnung gestellt worden waren. Niemand hatte etwas genommen. Die Arbeit war getan, der Kunde hatte sie abgenommen, und die Stunden waren einfach zwischen Zeiterfassung und Rechnung gefallen, weil keine Liste erledigte, aber noch nicht abgerechnete Arbeit zeigte.

Er hörte auf, Tabellen hinterherzulaufen. Das Team begann, Stunden auf den Aufgaben des Projekts selbst zu erfassen, und der Projektleiter genehmigte sie jede Woche. Ab dieser Woche hatte die Finanzabteilung eine einzige Liste der Arbeit, die erledigt, aber noch nicht abgerechnet war. Die Aufgaben vom August wurden noch am selben Tag abgerechnet. Im folgenden Monat ging die Rechnung am dritten Tag hinaus.

Der Lehrbuchbegriff: Umsatzverlust

Umsatzverlust ist die Lücke zwischen dem Wert, den ein Unternehmen liefert, und dem Geld, das es dafür einnimmt. In der Projektarbeit hat er einige bekannte Quellen: spät oder gar nicht erfasste Stunden, erledigte Aufgaben, die nie abgerechnet werden, vom Kunden abgenommene, aber nicht abgerechnete Meilensteine und uneinheitlich angewandte Sätze. Jeder Verlust ist klein. Zusammen machen sie oft mehrere Prozent des Umsatzes aus, jedes Jahr, und sie sind in den Berichten unsichtbar, weil die Berichte nur zeigen, was abgerechnet wurde.

Verspätete Rechnungen sind ein Symptom derselben Ursache. Wenn die Abrechnung von einem manuellen Zusammentragen der Stunden zum Monatsende abhängt, leiden sowohl die Geschwindigkeit als auch die Vollständigkeit.

Warnzeichen

Umsatzverlust versteckt sich in Durchschnittswerten, also achten Sie auf die Ränder. Rechnungen, die regelmäßig mehr als eine Woche nach Monatsende hinausgehen. Stunden, die eintreffen, nachdem die Rechnung erstellt wurde, und auf den nächsten Monat übertragen oder vergessen werden. Im Plan als erledigt markierte Aufgaben ohne zugehörige Abrechnung. Vom Kunden abgenommene Meilensteine, die noch darauf warten, dass jemand eine Rechnung stellt.

Ein weiteres Zeichen ist eine Meinungsverschiedenheit zwischen Lieferung und Finanzen darüber, was getan wurde. Wenn der Projektleiter sagt, die Arbeit sei abgeschlossen, und die Finanzabteilung nichts abzurechnen hat, ist eine der beiden Aufzeichnungen falsch, und die Differenz ist Geld.

Die Kosten summieren sich. Eine verspätete Rechnung verzögert den Zahlungseingang um dieselben Wochen. Eine fehlende Rechnung wird oft nie nachgeholt, weil es ein unangenehmes Gespräch ist, einen Kunden im Dezember um Zahlung für August zu bitten, das viele Unternehmen lieber vermeiden. Und die gemeldete Marge des Projekts ist in beiden Fällen falsch, sodass Entscheidungen über Preise und Besetzung auf Zahlen beruhen, die besser aussehen als die Wirklichkeit.

Wie man es verhindert

Erfassen Sie die Zeit dort, wo die Arbeit ist, auf der Aufgabe, solange sie frisch ist. Genehmigen Sie sie wöchentlich, nicht monatlich. Wandeln Sie genehmigte Stunden sofort in Kosten und abrechenbaren Wert um, zu dem Satz, der an diesem Tag galt. Und führen Sie eine ständige Liste dessen, was erledigt, aber nicht abgerechnet ist, damit die Frage nie lautet, ob etwas abgerechnet wurde, sondern warum es noch auf der Liste steht.

Wie ApprovedFlow es macht

In ApprovedFlow werden Stunden auf den Aufgaben des Projekts erfasst und über die eigene Kette des Projekts genehmigt. Genehmigte Stunden werden zu Kosten zum Satz ihres Tages. Erledigte Aufgaben und abgenommene Meilensteine ohne Rechnung erscheinen im Projekt als bereit zur Abrechnung, sodass Finanzen und Projektleiter dieselbe Lücke in dem Moment sehen, in dem sie entsteht. Nichts wartet auf die Tabelle zum Monatsende.

Eine Frage an Sie

Wie viele Ihrer erledigten Aufgaben warten noch auf eine Rechnung, und woran würden Sie das erkennen?