تسرّب الإيرادات: العمل المنجز الذي لم يصبح فاتورة قط

نهاية الشهر، مرة أخرى

في شركة خدمات مهنية كان لنهاية الشهر شكل مألوف. يرسل أربعون مستشاراً أربعين جدولاً بساعاتهم. يدمجها أحدهم في المالية، ويطابقها مع المشاريع، ويلاحق الناقص منها، ثم يُعدّ الفواتير. كانت الفواتير تخرج بعد ثلاثة أسابيع من إقفال الشهر، والعملاء يدفعون على هذا الإيقاع.

قبل الجميع التأخير كثمن طبيعي للعمل. ولم يقس أحد ما الذي تخسره الطريقة غير ذلك.

الشخص الذي انتبه أولاً

كان عمر، محلل مالي ملحق بفريق التنفيذ، يطابق فاتورة متأخرة حين لاحظ مهمتين منجزتين من أغسطس لم تُفوتَرا قط. لم يأخذ أحد شيئاً. أُنجز العمل وقبله العميل، وسقطت الساعات ببساطة بين جدول الوقت والفاتورة، لأنه لم تكن هناك قائمة تُظهر العمل المنجز الذي لم يُفوتَر.

توقف عن ملاحقة الجداول. وبدأ الفريق يسجّل الساعات على مهام المشروع نفسه، ويعتمدها مدير المشروع كل أسبوع. ومن ذلك الأسبوع صارت لدى المالية قائمة واحدة بالعمل المنجز غير المفوتَر. فوتِرت مهام أغسطس في اليوم نفسه. وفي الشهر التالي خرجت الفاتورة في اليوم الثالث.

الاسم المعروف: تسرّب الإيرادات

تسرّب الإيرادات هو الفجوة بين القيمة التي تقدمها الشركة والمال الذي تحصّله عنها. وله في عمل المشاريع مصادر مألوفة: ساعات تُسجَّل متأخرة أو لا تُسجَّل، ومهام منجزة لا تُفوتَر، ومعالم قبلها العميل ولم تُطالَب، وأسعار تُطبَّق بلا اتساق. كل تسرّب صغير. ومجموعها كثيراً ما يبلغ نسبة من الإيرادات كل عام، وهي غير مرئية في التقارير لأن التقارير لا تُظهر إلا ما فوتِر.

والفواتير المتأخرة عَرَض للسبب نفسه. فحين تعتمد الفوترة على تجميع يدوي للساعات في نهاية الشهر، تتضرر السرعة والاكتمال معاً.

علامات ينبغي الانتباه لها

يختبئ تسرّب الإيرادات في المتوسطات، فانظر إلى الأطراف. فواتير تخرج بانتظام بعد أكثر من أسبوع من إقفال الشهر. ساعات تصل بعد إعداد الفاتورة فتُرحَّل إلى الشهر التالي أو تُنسى. مهام منجزة في الخطة لا فوترة مسجلة عليها. ومعالم قبلها العميل ما زالت تنتظر من يصدر فاتورتها.

ومن العلامات أيضاً الخلاف بين التنفيذ والمالية حول ما أُنجز. إذا قال مدير المشروع إن العمل اكتمل ولم يكن لدى المالية ما تفوتره، فأحد السجلين خطأ، والفرق مال.

والكلفة تتراكم. الفاتورة المتأخرة تؤخر النقد بالأسابيع نفسها. والفاتورة الغائبة كثيراً ما لا تُسترد، لأن مطالبة العميل في ديسمبر بعمل أغسطس حديث محرج تتجنبه شركات كثيرة. والهامش المعلن للمشروع خطأ في الحالتين، فتُتخذ قرارات التسعير والتوظيف على أرقام تبدو أفضل من الحقيقة.

كيف نمنعه

سجّل الوقت حيث العمل، على المهمة، وهو حاضر في الذهن. واعتمده كل أسبوع لا كل شهر. وحوّل الساعات المعتمدة إلى كلفة وقيمة قابلة للفوترة فوراً، بالسعر الساري في يومها. واحتفظ بقائمة دائمة لما أُنجز ولم يُفوتَر، فلا يعود السؤال هل فوتِر شيء ما، بل لماذا ما زال في القائمة.

كيف يفعلها ApprovedFlow

في ApprovedFlow تُسجَّل الساعات على مهام المشروع وتُعتمد عبر سلسلة المشروع نفسه. وتصبح الساعات المعتمدة كلفة بسعر يومها. وتظهر المهام المنجزة والمعالم المقبولة التي لا فاتورة لها في قائمة الجاهز للفوترة على المشروع، فتشهد المالية ومدير المشروع الفجوة نفسها لحظة انفتاحها. لا شيء ينتظر جدول نهاية الشهر.

سؤال لك

كم مهمة منجزة لديك ما زالت تنتظر فاتورة، وكيف ستعرف ذلك؟