Le biais de planification : une tâche de cinq jours qui en valait treize

Cinq jours, fin jeudi

La tâche était estimée à cinq jours de travail, et le plan indiquait une fin le jeudi de la semaine suivante. Personne ne l'a remis en question. L'estimation venait de l'ingénieur qui ferait le travail, et il connaissait bien la tâche.

La personne qui l'a vu la première

Nadia, la planificatrice, a regardé qui était affecté plutôt que l'estimation. L'ingénieur travaillait six heures par jour selon son contrat, et il était partagé avec un second projet à mi-temps. Cinq jours de travail, à huit heures par jour, font quarante heures. À trois heures par jour sur ce projet, cela représentait plus de treize jours ouvrés au calendrier.

Elle n'a pas modifié l'estimation. Le travail restait de quarante heures. Elle a dit au plan la vérité sur la personne : la durée de sa journée et sa part de temps. La date de fin a bougé avant le début du travail, et non après le glissement. Le client a entendu la vraie date dès la première semaine et s'est organisé en conséquence, et le chef de projet n'a jamais eu à expliquer une surprise.

Le nom du manuel : le biais de planification

Le biais de planification est la tendance bien documentée à sous-estimer la durée du travail, même lorsque l'on sait qu'un travail similaire a pris plus de temps auparavant. Dans les projets, il prend une forme très pratique : on estime le travail et on oublie la personne qui doit le faire. Les estimations sont faites en jours idéaux, alors que les gens travaillent des jours réels de longueurs différentes, sur plusieurs projets à la fois, avec des congés et d'autres engagements.

L'écart ne se trouve pas dans l'estimation. Il se trouve dans la conversion de l'effort en calendrier, et cette conversion est généralement faite par un outil qui suppose que tout le monde travaille la même journée complète sur une seule tâche à la fois.

Les signes à surveiller

Le biais de planification laisse des traces. Des tâches qui se terminent systématiquement plus tard que prévu alors que les heures passées correspondent à l'estimation. Des personnes affectées à plusieurs projets à plein temps chacun. Un plan où chacun travaille la même journée de huit heures, tous les jours, sans congés. Des dates de fin que l'équipe découvre au lieu que le plan les montre.

Un autre signe est la manière d'expliquer les retards. Si l'explication est le plus souvent qu'il était aussi sur un autre projet, ou qu'elle ne travaille que le matin, l'information existait avant l'élaboration du plan. Le plan ne l'a simplement pas utilisée.

Le coût se paie en confiance. Un plan faux dès le premier jour apprend à l'équipe et au client à l'ignorer. Dès lors, le plan cesse d'être un outil de décision et devient un document mis à jour après coup pour correspondre à ce qui s'est déjà produit.

Comment l'éviter

Séparez l'effort de la durée. Estimez les heures de travail. Puis laissez la vraie journée de travail de chaque personne, tirée de son propre calendrier, et sa vraie part de temps sur la tâche, transformer ces heures en dates. Lorsqu'une personne est partagée, dites-le dans le plan. Et utilisez les mêmes chiffres partout, afin que le plan, les heures attendues et le coût ne divergent jamais sur ce qu'est un jour.

Il est aussi utile de regarder en arrière. Après chaque tâche, comparez séparément les heures prévues et réelles et les dates prévues et réelles. Si les heures correspondent et pas les dates, l'estimation était juste et la conversion était fausse. Si les heures ne correspondent pas, l'estimation est à retravailler. Garder les deux séparés vous dit lequel des deux problèmes vous avez réellement.

Comment ApprovedFlow s'y prend

Dans ApprovedFlow, chaque personne a une durée de journée de travail, tirée de son propre calendrier, et une part de son temps sur chaque tâche. Le plan, la liste du temps manquant et le coût utilisent les mêmes chiffres. Modifiez sa part, et la date de fin répond aussitôt. Modifiez les heures de la tâche, et les heures de chaque personne suivent selon sa part.

Une question pour vous

Dans votre plan, un jour a-t-il la même durée pour tout le monde, et est-ce vrai ?