Der Planungsfehlschluss: eine Fünf-Tage-Aufgabe, die in Wahrheit dreizehn dauerte

Fünf Tage, fertig am Donnerstag

Die Aufgabe war auf fünf Arbeitstage geschätzt, und der Plan zeigte das Ende am Donnerstag der folgenden Woche. Niemand stellte das infrage. Die Schätzung stammte vom Ingenieur, der die Arbeit machen würde, und er kannte die Aufgabe gut.

Die Person, die es zuerst sah

Nadia, die Planerin, sah sich an, wer zugewiesen war, statt die Schätzung zu betrachten. Der Ingenieur arbeitete laut Vertrag sechs Stunden am Tag und war mit der Hälfte seiner Zeit auf ein zweites Projekt aufgeteilt. Fünf Tage Arbeit zu acht Stunden pro Tag waren vierzig Stunden. Bei drei Stunden pro Tag in diesem Projekt waren es mehr als dreizehn Arbeitstage im Kalender.

Sie änderte die Schätzung nicht. Die Arbeit blieb bei vierzig Stunden. Sie sagte dem Plan die Wahrheit über die Person: die Länge ihres Arbeitstags und ihren Zeitanteil. Das Enddatum verschob sich, bevor die Arbeit begann, nicht nachdem sie verzögert war. Der Kunde erfuhr das echte Datum in der ersten Woche und plante darum herum, und der Projektleiter musste nie eine Überraschung erklären.

Der Lehrbuchbegriff: der Planungsfehlschluss

Der Planungsfehlschluss ist die gut belegte Neigung, die Dauer von Arbeit zu unterschätzen, selbst wenn wir wissen, dass ähnliche Arbeit früher länger gedauert hat. In Projekten hat er eine sehr praktische Form: Wir schätzen die Arbeit und vergessen die Person, die sie tun muss. Schätzungen werden in idealen Tagen gemacht, während Menschen reale Tage unterschiedlicher Länge arbeiten, an mehreren Projekten gleichzeitig, mit Urlaub und anderen Verpflichtungen.

Die Lücke liegt nicht in der Schätzung. Sie liegt in der Umrechnung von Aufwand in Kalender, und diese Umrechnung erledigt meist ein Werkzeug, das annimmt, dass alle denselben vollen Tag an jeweils einer Aufgabe arbeiten.

Warnzeichen

Der Planungsfehlschluss hinterlässt eine Spur. Aufgaben, die durchweg später fertig werden als geplant, obwohl die aufgewendeten Stunden der Schätzung entsprechen. Personen, die mehreren Projekten zu jeweils voller Zeit zugewiesen sind. Ein Plan, in dem jeder jeden Tag denselben Acht-Stunden-Tag arbeitet, ohne Urlaub. Enddaten, die das Team entdeckt, statt dass der Plan sie zeigt.

Ein weiteres Zeichen ist die Art, wie Verzögerungen erklärt werden. Wenn die Erklärung meist lautet, er sei auch auf einem anderen Projekt gewesen, oder sie arbeite nur vormittags, dann existierte die Information, bevor der Plan erstellt wurde. Der Plan hat sie einfach nicht genutzt.

Die Kosten werden in Vertrauen bezahlt. Ein Plan, der vom ersten Tag an falsch ist, bringt Team und Kunden bei, ihn zu ignorieren. Sobald das geschieht, ist der Plan kein Werkzeug für Entscheidungen mehr, sondern ein Dokument, das nachträglich angepasst wird, damit es zu dem passt, was bereits geschehen ist.

Wie man es verhindert

Trennen Sie Aufwand von Dauer. Schätzen Sie die Arbeitsstunden. Lassen Sie dann den realen Arbeitstag jeder Person aus ihrem eigenen Kalender und ihren realen Zeitanteil an der Aufgabe diese Stunden in Daten umwandeln. Wenn jemand aufgeteilt ist, sagen Sie das im Plan. Und verwenden Sie überall dieselben Zahlen, damit Plan, erwartete Stunden und Kosten nie darüber uneins sind, was ein Tag ist.

Es hilft auch, zurückzublicken. Vergleichen Sie nach jeder Aufgabe geplante und tatsächliche Stunden sowie geplante und tatsächliche Daten getrennt. Wenn die Stunden stimmen und die Daten nicht, war die Schätzung richtig und die Umrechnung falsch. Wenn die Stunden nicht stimmen, muss die Schätzung verbessert werden. Beides getrennt zu halten, zeigt Ihnen, welches der beiden Probleme Sie tatsächlich haben.

Wie ApprovedFlow es macht

In ApprovedFlow hat jede Person eine Arbeitstaglänge aus ihrem eigenen Kalender und einen Zeitanteil an jeder Aufgabe. Plan, Liste der fehlenden Zeit und Kosten verwenden dieselben Zahlen. Ändern Sie ihren Anteil, und das Enddatum antwortet sofort. Ändern Sie die Stunden der Aufgabe, und die Stunden jeder Person folgen entsprechend ihrem Anteil.

Eine Frage an Sie

Ist in Ihrem Plan ein Tag für alle gleich lang, und stimmt das?