مغالطة التخطيط: مهمة من خمسة أيام كانت في الحقيقة ثلاثة عشر

خمسة أيام، تنتهي يوم الخميس

قُدّرت المهمة بخمسة أيام عمل، وأظهرت الخطة انتهاءها يوم الخميس من الأسبوع التالي. لم يسأل أحد. فقد جاء التقدير من المهندس الذي سينجز العمل، وهو يعرف المهمة جيداً.

الشخص الذي انتبهت أولاً

نظرت نادية، المخطِّطة، إلى من أُسند إليه العمل لا إلى التقدير. كان المهندس يعمل ست ساعات في اليوم بموجب عقده، ومشتركاً مع مشروع ثانٍ بنصف وقته. خمسة أيام عمل بثماني ساعات في اليوم تساوي أربعين ساعة. وبثلاث ساعات يومياً على هذا المشروع، تصبح أكثر من ثلاثة عشر يوم عمل على التقويم.

لم تغيّر التقدير. فالعمل ما زال أربعين ساعة. أخبرت الخطة بالحقيقة عن الشخص: طول يومه وحصته من وقته. فتحرك تاريخ الانتهاء قبل أن يبدأ العمل، لا بعد أن ينزلق. وسمع العميل الموعد الحقيقي في الأسبوع الأول وخطّط على أساسه، ولم تضطر مديرة المشروع إلى تبرير مفاجأة.

الاسم المعروف: مغالطة التخطيط

مغالطة التخطيط هي الميل الموثَّق إلى التقليل من الوقت الذي يحتاجه العمل، حتى حين نعرف أن عملاً مشابهاً استغرق أكثر من قبل. ولها في المشاريع صورة عملية جداً: نقدّر العمل وننسى الشخص الذي سينجزه. تُعدّ التقديرات بأيام مثالية، بينما يعمل الناس أياماً حقيقية مختلفة الطول، على عدة مشاريع معاً، ومعها الإجازات والالتزامات الأخرى.

الفجوة ليست في التقدير. إنها في التحويل من الجهد إلى التقويم، وهذا التحويل تقوم به عادة أداة تفترض أن الجميع يعمل اليوم الكامل نفسه على مهمة واحدة في كل مرة.

علامات ينبغي الانتباه لها

تترك مغالطة التخطيط أثراً. مهام تنتهي باستمرار بعد موعدها مع أن الساعات المصروفة تطابق التقدير. أشخاص مسندون إلى عدة مشاريع بدوام كامل في كل منها. خطة يعمل فيها كل شخص ثماني ساعات كل يوم بلا إجازات. وتواريخ انتهاء يكتشفها الفريق بدل أن تُظهرها الخطة.

ومن العلامات أيضاً طريقة تفسير الانزلاق. إذا كان التفسير عادة أنه كان على مشروع آخر أيضاً، أو أنها تعمل صباحاً فقط، فالمعلومة كانت موجودة قبل إعداد الخطة. لكن الخطة لم تستخدمها.

والثمن يُدفع من الثقة. الخطة الخاطئة من يومها الأول تعلّم الفريق والعميل تجاهلها. وحين يحدث ذلك تكفّ الخطة عن أن تكون أداة للقرار، وتصبح مستنداً يُحدَّث بعد الواقعة ليطابق ما حدث.

كيف نمنعها

افصل الجهد عن المدة. قدّر ساعات العمل. ثم دع يوم العمل الحقيقي لكل شخص، من تقويمه هو، وحصته الحقيقية من وقته على المهمة، تحوّل تلك الساعات إلى تواريخ. وحين يكون الشخص مشتركاً، قل ذلك في الخطة. واستخدم الأرقام نفسها في كل مكان، فلا تختلف الخطة والساعات المتوقعة والكلفة حول طول اليوم.

ومن المفيد أيضاً النظر إلى الخلف. بعد كل مهمة قارن الساعات المخططة بالفعلية، والتواريخ المخططة بالفعلية، كلاً على حدة. فإن تطابقت الساعات واختلفت التواريخ، فالتقدير صحيح والتحويل خطأ. وإن لم تتطابق الساعات، فالتقدير يحتاج إلى عمل. والفصل بينهما يخبرك أي المشكلتين لديك فعلاً.

كيف يفعلها ApprovedFlow

في ApprovedFlow لكل شخص طول يوم عمل واحد، من تقويمه هو، وحصة من وقته على كل مهمة. وتستخدم الخطة وقائمة الوقت الناقص والكلفة الأرقام نفسها. غيّر حصته فيجيب تاريخ الانتهاء فوراً. وغيّر ساعات المهمة فتتبعها ساعات كل شخص بحسب حصته.

سؤال لك

في خطتك، هل اليوم بالطول نفسه للجميع، وهل هذا صحيح؟