La dérive des tarifs : quand un nouveau tarif réécrit la facture du trimestre dernier

L'appel au sujet de janvier

En mars, le tarif du consultant senior a augmenté, comme le contrat le permettait. En avril, le contrôleur de gestion du client a appelé au sujet de la facture de janvier. L'exemplaire qu'il avait téléchargé depuis le rapport partagé ne correspondait pas à celui qu'il avait payé. Mêmes heures, même travail, un total plus élevé. Quelqu'un avait relancé le rapport, et le rapport avait appliqué le nouveau tarif aux anciennes heures.

La personne qui l'a vu la première

Karim, le responsable de la réalisation, a compris le problème avant la fin de l'appel. Il n'a pas discuté de l'exemplaire qui avait raison. Il a montré au client les lignes de janvier telles qu'elles avaient été enregistrées, chaque heure au tarif en vigueur en janvier, inchangée depuis le jour de son approbation. L'augmentation de mars s'appliquait à partir de mars, comme le contrat le prévoyait.

La confiance du client a augmenté, pas diminué. Le contrôleur avait constaté que les chiffres de l'entreprise ne bougeaient pas sous ses pieds. Ils ont prolongé la mission d'un an.

Le nom du manuel : la dérive des tarifs

La dérive des tarifs est ce qui se produit lorsque le passé change parce qu'un tarif a changé aujourd'hui. Elle apparaît chaque fois que le coût ou la facturation est calculé à la demande à partir de la grille tarifaire actuelle, au lieu d'être conservé avec le travail au moment de sa saisie. Une hausse de tarif gonfle alors silencieusement l'historique. Une correction de tarif modifie silencieusement les marges de projets clos. Les rapports produits à des jours différents divergent, et personne ne peut dire lequel est vrai.

C'est un problème silencieux jusqu'à ce qu'il atteigne un client ou un auditeur. Il devient alors une question de crédibilité, car un chiffre qui change tout seul ne peut pas être cru.

Les signes à surveiller

La dérive des tarifs est facile à détecter si on la cherche. Exécutez le même rapport de coût ou de facturation pour un mois clos à deux jours différents et comparez. Si les chiffres diffèrent alors qu'aucune heure n'a été ajoutée, le système recalcule l'historique. Regardez les marges des projets clos : si elles changent après la clôture, les tarifs qui les sous-tendent ne sont pas figés.

Un autre signe est une grille tarifaire tenue sous la forme d'un seul chiffre par personne ou par rôle, sans date de début. Un tarif sans date ne peut pas être appliqué correctement au passé, parce que le système ne sait pas quel tarif était valable quand le travail a été fait.

Le coût est autant de crédibilité que d'argent. Un client qui voit une ancienne facture changer remettra en question chaque nouvelle facture. Une équipe financière qui ne peut pas reproduire les chiffres du trimestre dernier passera des jours à expliquer l'écart. Et un auditeur traitera tout chiffre qui bouge tout seul comme un constat.

Comment l'éviter

Figez le tarif sur la ligne. Lorsque les heures sont saisies et approuvées, conservez avec elles le tarif en vigueur ce jour-là. Donnez à chaque tarif une date de début et gardez son historique, afin qu'un nouveau tarif commence à sa date et ne remonte jamais dans le passé. Ainsi, le coût et la facturation de toute période passée restent ce qu'ils étaient, et un nouveau rapport affiche les mêmes chiffres que l'ancien.

Enfin, traitez un changement de tarif comme une décision, et non comme une modification. Enregistrez qui l'a changé, quand, et à partir de quelle date il s'applique. Lorsque le changement touche un client ou un contrat, faites-le passer par une approbation, afin que la personne qui a convenu du prix le sache avant le départ de la première facture au nouveau tarif. Un tarif dont l'historique est clair est un tarif que chacun peut défendre.

Comment ApprovedFlow s'y prend

Dans ApprovedFlow, le tarif est figé sur chaque ligne au moment de la saisie des heures. Les tarifs ont un historique daté, et un changement peut passer par une approbation lorsqu'une entreprise le demande. Un nouveau tarif commence à sa date. Le coût et la facturation du trimestre dernier restent ce qu'ils étaient, quoi qu'il arrive à la grille tarifaire.

Une question pour vous

Si vos tarifs changeaient aujourd'hui, lesquels de vos anciens chiffres bougeraient avec eux ?