La deriva de tarifas: cuando una tarifa nueva reescribe la factura del trimestre pasado

La llamada sobre enero

En marzo subió la tarifa del consultor senior, como permitía el contrato. En abril, el controller del cliente llamó por la factura de enero. La copia que había descargado del informe compartido no coincidía con la que había pagado. Las mismas horas, el mismo trabajo, un total más alto. Alguien había vuelto a ejecutar el informe, y el informe había aplicado la tarifa nueva a las horas antiguas.

La persona que lo vio primero

Karim, el responsable de ejecución, entendió el problema antes de que terminara la llamada. No discutió cuál de las copias era la correcta. Mostró al cliente las líneas de enero tal como se habían registrado, cada hora a la tarifa vigente en enero, sin cambios desde el día en que se aprobó. El aumento de marzo se aplicaba desde marzo, como decía el contrato.

La confianza del cliente subió, no bajó. El controller había visto que las cifras de la empresa no se movían bajo sus pies. Ampliaron el encargo por un año más.

El nombre del manual: la deriva de tarifas

La deriva de tarifas es lo que ocurre cuando el pasado cambia porque hoy cambió una tarifa. Aparece siempre que el coste o la facturación se calculan bajo demanda a partir de la tabla de tarifas actual, en lugar de guardarse con el trabajo cuando se registró. Entonces una subida de tarifa infla en silencio el historial. Una corrección de tarifa cambia en silencio los márgenes de proyectos cerrados. Los informes producidos en días distintos no coinciden, y nadie puede decir cuál es el verdadero.

Es un problema silencioso hasta que llega a un cliente o a un auditor. Entonces se convierte en una cuestión de credibilidad, porque una cifra que cambia por sí sola no inspira confianza.

Señales a vigilar

La deriva de tarifas es fácil de detectar si se busca. Ejecute el mismo informe de coste o facturación de un mes cerrado en dos días distintos y compárelos. Si las cifras difieren sin que se hayan añadido horas, el sistema está recalculando el historial. Mire los márgenes de proyectos cerrados: si cambian después del cierre, las tarifas que hay debajo no están fijadas.

Otra señal es una tabla de tarifas con una sola cifra por persona o por rol, sin fecha de inicio. Una tarifa sin fecha no puede aplicarse correctamente al pasado, porque el sistema no sabe qué tarifa estaba vigente cuando se hizo el trabajo.

El coste es tanto de credibilidad como de dinero. Un cliente que ve cambiar una factura antigua cuestionará todas las nuevas. Un equipo de finanzas que no puede reproducir las cifras del trimestre pasado pasará días explicando la diferencia. Y un auditor tratará como hallazgo cualquier cifra que se mueva sola.

Cómo evitarlo

Fije la tarifa en la línea. Cuando se registran y aprueban las horas, guarde con ellas la tarifa vigente ese día. Dé a cada tarifa una fecha de inicio y conserve su historial, de modo que una tarifa nueva empiece en su fecha y nunca alcance al pasado. Así el coste y la facturación de cualquier periodo pasado siguen siendo lo que eran, y un informe nuevo muestra las mismas cifras que el antiguo.

Por último, trate un cambio de tarifa como una decisión, no como una edición. Registre quién lo cambió, cuándo y desde qué fecha se aplica. Cuando el cambio afecte a un cliente o a un contrato, haga que pase por una aprobación, para que quien acordó el precio lo sepa antes de que salga la primera factura con la tarifa nueva. Una tarifa con un historial claro es una tarifa que todos pueden defender.

Cómo lo hace ApprovedFlow

En ApprovedFlow la tarifa queda fijada en cada línea cuando se registran las horas. Las tarifas tienen un historial con fechas, y un cambio puede pasar por aprobación cuando una empresa lo pide. Una tarifa nueva empieza en su fecha. El coste y la facturación del trimestre pasado siguen siendo lo que eran, ocurra lo que ocurra con la tabla de tarifas.

Una pregunta para usted

Si sus tarifas cambiaran hoy, ¿cuáles de sus cifras antiguas se moverían con ellas?