انجراف الأسعار: حين يعيد سعرٌ جديد كتابة فاتورة الربع الماضي

المكالمة بشأن يناير

في مارس ارتفع سعر الاستشاري الأول كما يسمح العقد. وفي أبريل اتصل المراقب المالي لدى العميل بشأن فاتورة يناير. النسخة التي نزّلها من التقرير المشترك لم تطابق النسخة التي دفعها. الساعات نفسها والعمل نفسه وإجمالي أعلى. كان أحدهم قد أعاد تشغيل التقرير، فطبّق التقرير السعر الجديد على الساعات القديمة.

الشخص الذي انتبه أولاً

فهم كريم، قائد التنفيذ، المشكلة قبل أن تنتهي المكالمة. لم يجادل في أي النسختين صحيحة. أرى العميل بنود يناير كما سُجّلت، كل ساعة بالسعر الساري في يناير، دون تغيير منذ يوم اعتمادها. وطُبّقت زيادة مارس من مارس، كما يقول العقد.

ارتفعت ثقة العميل ولم تنخفض. فقد رأى المراقب أن أرقام الشركة لا تتحرك تحت قدميه. ومدّدوا التعاقد عاماً آخر.

الاسم المعروف: انجراف الأسعار

انجراف الأسعار هو ما يحدث حين يتغير الماضي لأن سعراً تغيّر اليوم. ويظهر كلما حُسبت الكلفة أو الفوترة عند الطلب من جدول الأسعار الحالي، بدل أن تُحفظ مع العمل لحظة تسجيله. فترفع زيادةُ السعر التاريخَ بصمت. ويغيّر تصحيحُ السعر هوامش مشاريع مغلقة بصمت. وتختلف تقارير أُعدّت في أيام مختلفة، ولا يستطيع أحد أن يقول أيها الصحيح.

إنها مشكلة هادئة حتى تصل إلى عميل أو مدقق. عندها تصبح مسألة مصداقية، لأن الرقم الذي يتغير وحده لا يمكن الوثوق به.

علامات ينبغي الانتباه لها

من السهل اكتشاف انجراف الأسعار لمن يبحث عنه. شغّل تقرير الكلفة أو الفوترة نفسه لشهر مغلق في يومين مختلفين وقارن بينهما. فإن اختلفت الأرقام دون إضافة ساعات، فالنظام يعيد حساب التاريخ. وانظر إلى هوامش المشاريع المغلقة: إن تغيّرت بعد إغلاقها، فالأسعار تحتها غير مثبّتة.

ومن العلامات أيضاً جدول أسعار يحفظ رقماً واحداً لكل شخص أو دور دون تاريخ بداية. فالسعر بلا تاريخ لا يمكن تطبيقه على الماضي تطبيقاً صحيحاً، لأن النظام لا يعرف أي سعر كان سارياً حين أُنجز العمل.

والكلفة مصداقية بقدر ما هي مال. العميل الذي يرى فاتورة قديمة تتغير سيشكّك في كل فاتورة جديدة. وفريق المالية الذي لا يستطيع إعادة إنتاج أرقام الربع الماضي سيقضي أياماً في شرح الفرق. والمدقق سيعدّ أي رقم يتحرك وحده ملاحظةً.

كيف نمنعه

ثبّت السعر على البند. حين تُسجَّل الساعات وتُعتمد، احفظ معها السعر الساري في ذلك اليوم. وأعطِ كل سعر تاريخ بداية واحتفظ بتاريخه، فيبدأ السعر الجديد في تاريخه ولا يمتد إلى الخلف أبداً. عندها تبقى كلفة أي فترة ماضية وفوترتها كما كانت، ويُظهر التقرير الجديد أرقام القديم نفسها.

وأخيراً، تعامل مع تغيير السعر كقرار لا كتعديل. سجّل من غيّره ومتى ومن أي تاريخ يسري. وحين يمسّ التغيير عميلاً أو عقداً، دعه يمر عبر موافقة، ليعرف من اتفق على السعر قبل أن تخرج أول فاتورة بالسعر الجديد. السعر ذو التاريخ الواضح سعر يستطيع الجميع الدفاع عنه.

كيف يفعلها ApprovedFlow

في ApprovedFlow يُثبَّت السعر على كل بند لحظة تسجيل الساعات. وللأسعار تاريخ بتواريخها، ويمكن أن يمر التغيير بموافقة حيث تطلب الشركة ذلك. ويبدأ السعر الجديد في تاريخه. وتبقى كلفة الربع الماضي وفوترته كما كانت، مهما حدث لجدول الأسعار.

سؤال لك

لو تغيرت أسعارك اليوم، أي أرقامك القديمة ستتحرك معها؟