La cécité des processus : le troisième outil de gestion de projet qui n'a jamais été acheté

Le troisième outil en quatre ans

La proposition était prête. L'organisation s'apprêtait à acheter son troisième outil de gestion de projet en quatre ans. Les deux premiers avaient été adoptés avec enthousiasme puis abandonnés en moins d'un an. Tout le monde convenait que les projets étaient trop lents, et tout le monde convenait que l'outil était à blâmer.

La personne qui l'a vu la première

Mona, la directrice des opérations, a demandé une heure avant la signature de l'achat. Elle s'est assise avec cinq chefs de projet et leur a posé une question sur leurs trois derniers projets : où avez-vous réellement perdu du temps ?

Les réponses ne concernaient pas l'outil. Les approbations attendaient des jours dans des boîtes de messagerie. Les heures étaient collectées en fin de mois et les factures partaient en retard. Les prestataires étaient payés à partir d'un tableur auquel personne ne faisait confiance. Un nouvel outil aurait changé l'écran. Il n'aurait rien changé à tout cela. L'argent a servi à corriger d'abord ces trois points, et le projet suivant s'est achevé un mois plus tôt que le précédent.

Le nom du manuel : la cécité des processus

La cécité des processus consiste à traiter le symptôme que l'on voit, un projet lent, sans se demander où le temps fuit réellement. C'est la raison pour laquelle les organisations changent d'outil à répétition et obtiennent les mêmes résultats : le nouvel outil est configuré pour reproduire l'ancien processus, y compris ses retards.

Les fuites se trouvent généralement dans les passages de relais, pas dans le travail : entre la personne qui termine une tâche et celle qui doit l'approuver, entre les heures et la facture, entre la livraison du prestataire et le paiement. Ce sont les endroits qu'aucune personne ne possède, de sorte que personne ne les voit dans leur ensemble.

Les signes à surveiller

La cécité des processus suit un schéma reconnaissable. Chaque nouvel outil est choisi pour ses fonctionnalités, et chacun est configuré pour fonctionner comme l'organisation fonctionne déjà. L'adoption est forte les premiers mois puis retombe quand la nouveauté s'estompe. Les projets durent à peu près autant qu'avant. La conclusion, à chaque fois, est que l'outil n'était pas le bon.

Un autre signe est l'absence de réponse partagée à des questions simples. Combien de temps prend une approbation, en moyenne ? Combien de jours s'écoulent entre la fin d'un travail et sa facturation ? Combien de temps un prestataire attend-il d'être payé ? Si personne ne le sait, personne ne peut dire si un changement a amélioré les choses.

Le coût est le prix complet de chaque outil, les mois de perturbation autour de chaque changement, et la lassitude d'une équipe à qui l'on demande d'apprendre un nouveau système qui résout le mauvais problème. L'étape la moins chère est celle qui précède tout achat : un regard honnête sur l'endroit où va le temps.

Comment l'éviter

Diagnostiquez avant de prescrire. Avant de choisir un outil, demandez comment les projets se déroulent aujourd'hui, étape par étape, et où ils attendent. Nommez chaque attente. Donnez-lui un coût approximatif. Choisissez ensuite ce qu'il faut changer, et seulement après, l'outil qui soutient ce changement, plutôt que l'outil qui promet tout.

Un bon diagnostic est court et précis. Il ne demande pas si les projets sont lents ; il demande où ils attendent, pour qui et combien de temps. Il se termine par un petit nombre de points nommés, chacun avec un responsable et une mesure, afin que l'organisation puisse dire dans trois mois si le changement a fonctionné. Alors seulement, le choix d'un outil est un vrai choix.

Comment nous commençons chez ApprovedFlow

Avant que quiconque n'achète quoi que ce soit, notre test d'adéquation demande comment vos projets se déroulent aujourd'hui : comment circulent les approbations, comment les heures sont saisies, comment les prestataires sont payés, comment l'avancement parvient à la direction. Il montre où vos projets perdent du temps et ce qui pourrait y remédier, en mots simples, avec un court rapport que vous conservez. Il prend environ dix minutes, et il n'y a pas d'appel commercial sauf si vous en demandez un.

Une question pour vous

Savez-vous où vos projets perdent leur temps, et le prochain outil y changerait-il quelque chose ?