Prozessblindheit: das dritte Projektwerkzeug, das nie gekauft wurde

Das dritte Werkzeug in vier Jahren

Der Vorschlag war fertig. Die Organisation stand kurz davor, ihr drittes Projektmanagement-Werkzeug in vier Jahren zu kaufen. Die ersten beiden waren mit Begeisterung eingeführt und innerhalb eines Jahres aufgegeben worden. Alle waren sich einig, dass Projekte zu langsam waren, und alle waren sich einig, dass das Werkzeug schuld war.

Die Person, die es zuerst sah

Mona, die Betriebsdirektorin, bat um eine Stunde, bevor der Kauf unterschrieben wurde. Sie setzte sich mit fünf Projektleitern zusammen und stellte eine Frage zu ihren letzten drei Projekten: Wo haben Sie wirklich Zeit verloren?

Die Antworten betrafen nicht das Werkzeug. Freigaben warteten tagelang in Postfächern. Stunden wurden zum Monatsende gesammelt und Rechnungen gingen verspätet hinaus. Dienstleister wurden aus einer Tabelle bezahlt, der niemand traute. Ein neues Werkzeug hätte den Bildschirm verändert. An alldem hätte es nichts geändert. Das Geld ging zuerst in die Behebung dieser drei Punkte, und das nächste Projekt schloss einen Monat früher ab als das davor.

Der Lehrbuchbegriff: Prozessblindheit

Prozessblindheit bedeutet, das Symptom zu behandeln, das wir sehen, ein langsames Projekt, ohne zu fragen, wo die Zeit tatsächlich verloren geht. Deshalb wechseln Organisationen wiederholt das Werkzeug und erhalten dieselben Ergebnisse: Das neue Werkzeug wird so eingerichtet, dass es den alten Prozess nachbildet, einschließlich seiner Verzögerungen.

Die Verluste liegen meist in den Übergaben, nicht in der Arbeit: zwischen der Person, die eine Aufgabe beendet, und der Person, die sie freigeben muss, zwischen den Stunden und der Rechnung, zwischen der Lieferung des Dienstleisters und der Zahlung. Das sind die Stellen, die keiner einzelnen Person gehören, sodass sie niemand im Ganzen sieht.

Warnzeichen

Prozessblindheit folgt einem erkennbaren Muster. Jedes neue Werkzeug wird wegen seiner Funktionen gewählt, und jedes wird so eingerichtet, dass es so arbeitet, wie die Organisation ohnehin arbeitet. Die Akzeptanz ist in den ersten Monaten hoch und sinkt, wenn der Reiz des Neuen nachlässt. Projekte dauern ungefähr so lange wie zuvor. Der Schluss lautet jedes Mal, das Werkzeug sei das falsche gewesen.

Ein weiteres Zeichen ist das Fehlen einer gemeinsamen Antwort auf einfache Fragen. Wie lange dauert eine Freigabe im Durchschnitt? Wie viele Tage vergehen zwischen dem Abschluss einer Arbeit und ihrer Abrechnung? Wie lange wartet ein Dienstleister auf Zahlung? Wenn das niemand weiß, kann niemand sagen, ob eine Änderung etwas verbessert hat.

Die Kosten sind der volle Preis jedes Werkzeugs, die Monate der Störung rund um jede Umstellung und die Ermüdung eines Teams, das ein neues System lernen soll, das das falsche Problem löst. Der günstigste Schritt ist der, der vor jedem Kauf erfolgt: ein ehrlicher Blick darauf, wohin die Zeit geht.

Wie man es verhindert

Diagnostizieren Sie, bevor Sie verschreiben. Fragen Sie vor der Wahl eines Werkzeugs, wie Projekte heute ablaufen, Schritt für Schritt, und wo sie warten. Benennen Sie jedes Warten. Geben Sie ihm einen groben Preis. Wählen Sie dann, was zu ändern ist, und erst danach das Werkzeug, das die Änderung unterstützt, statt des Werkzeugs, das alles verspricht.

Eine gute Diagnose ist kurz und konkret. Sie fragt nicht, ob Projekte langsam sind; sie fragt, wo sie warten, für wen und wie lange. Sie endet mit einer kleinen Zahl benannter Punkte, jeder mit einem Verantwortlichen und einem Maß, damit die Organisation in drei Monaten sagen kann, ob die Änderung gewirkt hat. Erst dann ist die Wahl eines Werkzeugs eine echte Wahl.

Wie wir bei ApprovedFlow beginnen

Bevor jemand etwas kauft, fragt unser Eignungscheck, wie Ihre Projekte heute ablaufen: wie Freigaben laufen, wie Stunden erfasst werden, wie Dienstleister bezahlt werden, wie der Fortschritt die Leitung erreicht. Er zeigt, wo Ihre Projekte Zeit verlieren und was das ändern würde, in einfachen Worten, mit einem kurzen Bericht, den Sie behalten. Er dauert etwa zehn Minuten, und es gibt kein Verkaufsgespräch, es sei denn, Sie wünschen eines.

Eine Frage an Sie

Wissen Sie, wo Ihre Projekte ihre Zeit verlieren, und würde das nächste Werkzeug daran etwas ändern?