Litiges de paiement des prestataires : deux enregistrements du même travail qui ne se sont jamais rencontrés

Deux courriels, une semaine d'écart

Le premier courriel venait du prestataire : le jalon deux est terminé, merci de payer. Le second venait de la finance une semaine plus tard : la commande n'a plus de budget. Entre les deux, une relation qui avait mis un an à se construire était près de se rompre. Le prestataire se sentait floué. La finance se sentait pressée. La cheffe de projet était au milieu, avec une échéance qui exigeait la phase suivante du prestataire.

La personne qui l'a vu la première

Layla, la cheffe de projet, n'a pris parti pour personne. Elle a mis les deux enregistrements sur le même écran. La commande comptait trois jalons. Le premier avait été payé. Le deuxième était terminé dans le plan, avec la livraison du prestataire jointe et acceptée par le client. Le budget de la commande n'avait pas du tout été consommé par le travail du prestataire : une demande de changement avait été imputée sur la mauvaise ligne.

Dix minutes plus tard, l'argent était sur la bonne ligne, le paiement approuvé, et il est parti le jeudi. Le prestataire a signé la phase suivante le mois d'après, et la demande de changement a été facturée là où elle devait l'être.

Le nom du manuel : le litige de paiement avec un prestataire

Les litiges de paiement avec les prestataires commencent rarement par de la mauvaise foi. Ils commencent par deux enregistrements du même travail qui ne se rencontrent jamais. Le prestataire suit ce qui a été livré. Le projet suit le plan. La finance suit la commande d'achat et son budget. Lorsque ces trois éléments vivent dans des systèmes différents, chaque jalon devient un rapprochement, et chaque rapprochement est une occasion de dispute.

Le coût est élevé. Les retards de paiement nuisent à la trésorerie du prestataire et à la réputation du client. Les litiges consomment le temps de personnes expérimentées. Et un prestataire qui s'estime injustement traité intègre ce risque dans le prix de son prochain contrat.

Les signes à surveiller

Les litiges sont prévisibles. Surveillez les jalons décrits dans le contrat avec des mots que personne n'a reliés à une tâche du plan. Les commandes d'achat dotées d'une seule ligne pour des travaux de natures très différentes. Les livraisons envoyées par courriel à une seule personne et jamais enregistrées là où la finance peut les voir. Les demandes de changement approuvées sans préciser quelle ligne de commande portera leur coût.

Un autre signe est le ton des courriels du prestataire. Lorsqu'un prestataire commence à envoyer des relances avec des dates et des montants en gras, la relation vous coûte déjà. Les bons prestataires sont très demandés, et ils se souviennent des clients qui paient à temps sans discussion.

Le coût n'est pas seulement le litige lui-même. Chaque heure qu'un chef de projet passe à rapprocher trois enregistrements est une heure qu'il ne consacre pas au projet. Chaque retard de paiement affaiblit votre position dans la prochaine négociation. Et lorsqu'un auditeur demande plus tard pourquoi un paiement a été fait, la réponse devrait être un seul enregistrement, et non un dossier de courriels.

Comment l'éviter

Reliez l'argent au travail. Chaque jalon doit figurer en même temps sur une ligne de la commande d'achat et dans le plan du projet. L'achèvement doit être un événement enregistré, avec la livraison jointe et une acceptation par une personne nommée. Le paiement doit découler de cette acceptation, par une approbation, sans négociation séparée. Et tous les intervenants doivent lire le même enregistrement.

Comment ApprovedFlow s'y prend

Dans ApprovedFlow, les jalons des prestataires figurent sur les lignes de la commande d'achat et dans le plan du projet. Un jalon peut être un montant fixe ou un pourcentage de sa ligne de contrat. Lorsqu'il est terminé et accepté, son paiement est soumis à approbation, et la commande indique ce qui a été utilisé et ce qui reste. La finance, le chef de projet et le prestataire lisent le même enregistrement, de sorte qu'un litige devient une vérification de dix minutes.

Une question pour vous

Quand un prestataire dit que c'est fait, qui, de votre côté, peut le prouver, et en combien de temps ?