El cuello de botella de las aprobaciones: cómo una coordinadora ahorró nueve días con una pregunta

Listos el lunes, esperando a una persona

El equipo del proveedor llevaba semanas reservado. El lunes estaba listo para empezar, con los portátiles abiertos y los accesos solicitados. Faltaba una sola cosa: la aprobación de compra. El patrocinador que debía darla estaba de viaje durante dos semanas por tres zonas horarias, y la aprobación estaba en un portal de compras que no abría desde la primavera.

Todos sabían lo que pasaría después. La solicitud esperaría a la siguiente reunión del comité de dirección, el proveedor quedaría en espera o cobraría por esperar, y el plan se retrasaría diez días antes de que se hiciera una sola hora de trabajo.

La persona que lo vio primero

Rania, la coordinadora de la PMO, no esperó a la reunión. Hizo una pregunta sencilla: ¿necesita el patrocinador el portal en absoluto? No necesitaba iniciar sesión para entender la solicitud. Necesitaba verla, en un lugar que ya miraba, y responderla.

La aprobación le llegó como un correo con la solicitud y dos botones, Aprobar y Rechazar. La leyó en el teléfono entre dos vuelos y la aprobó. El proveedor empezó el martes. El proyecto perdió un día en lugar de diez, y el patrocinador pidió que, a partir de entonces, todas las aprobaciones le llegaran así.

El nombre del manual: el cuello de botella de las aprobaciones

Un cuello de botella de aprobaciones aparece cuando el trabajo está listo pero una decisión queda detenida en una persona, a menudo en un sistema que no visita. Es una de las causas de retraso más comunes en los proyectos, y una de las menos visibles, porque el plan muestra la tarea como en espera, no como bloqueada por una persona.

Las respuestas habituales lo empeoran. Los recordatorios se acumulan en el mismo lugar que nadie visita. Las aprobaciones se dan de palabra y nunca se registran. O el equipo empieza el trabajo sin aprobación y espera que llegue después, lo que traslada el riesgo del calendario al presupuesto.

Lo que cuesta

El coste de una aprobación en espera es fácil de subestimar porque nada se rompe a la vista. El personal del proveedor está ocioso pero sigue reservado. El equipo interno pasa a otro trabajo y pierde el contexto que había construido. Las siguientes tareas del plan se desplazan, una dependencia tras otra, y el retraso solo se hace visible semanas después, cuando se incumple un hito.

También hay un coste más silencioso. Cuando las aprobaciones son lentas, los equipos aprenden a rodearlas. Empiezan antes de la aprobación y esperan. Dividen las compras para quedar bajo un límite. Piden un acuerdo verbal y nunca lo registran. Cada atajo ahorra un día y añade un riesgo que otra persona pagará más tarde, en una auditoría, una disputa o un exceso de presupuesto.

El aprobador también paga. Un patrocinador que vuelve de un viaje con cuarenta solicitudes pendientes tiene que aprobarlas en bloque, con menos atención de la que cada una merece. Las decisiones rápidas, pequeñas y bien presentadas son mejores decisiones.

Cómo evitarlo

Lleve la decisión a la persona, no la persona al sistema. Haga que la solicitud se lea de un vistazo, con el importe, el motivo y las consecuencias. Deje que el aprobador responda desde donde esté, con una sola pulsación. Registre la respuesta con el nombre y la hora. Y cuando un aprobador esté ausente, haga que sus aprobaciones pasen a un suplente designado durante las fechas que él fije, de modo que la ausencia esté planificada en lugar de descubierta.

Cómo lo hace ApprovedFlow

En ApprovedFlow cada paso de aprobación puede responderse desde el propio correo, con Aprobar y Rechazar dentro del mensaje. Un cliente o un patrocinador aprueba sin cuenta. La decisión se registra en la solicitud, con quién decidió y cuándo. Cuando alguien está ausente, nombra a un suplente para un periodo de fechas, para todas sus aprobaciones o para proyectos elegidos, y la cadena sigue avanzando sin él.

Una pregunta para usted

¿Dónde está la aprobación que su proyecto está esperando ahora mismo, y sabe siquiera la persona que debe darla que está ahí?